Aviso de privacidad

1. De quién son tus datos

El responsable de los datos es el Consejo de Titulares de tu comunidad. El Consejo, por medio de su Junta de Directores y su administración, decide qué datos se recogen y para qué.

Mancomún es la plataforma que el Consejo usa para administrar la comunidad. Trata los datos por encargo del Consejo y solo para darle el servicio. No los vende, no los usa para publicidad y no los mezcla con los de otras comunidades.

2. Proveedores que usa Mancomún

Alojamiento: la aplicación corre en Railway, un servicio de alojamiento en la nube.

Base de datos: Postgres, en un proyecto propio de Mancomún en ese servicio. Allí se guardan también los documentos, las fotos y las notas de voz, cifrados.

Correo electrónico: las invitaciones, los avisos y los enlaces para cambiar la contraseña se envían con Resend, que recibe la dirección de correo y el contenido de cada mensaje.

3. Qué datos se guardan

Tu cuenta: nombre, correo electrónico, idioma, la contraseña (solo una huella cifrada, nunca la contraseña) y, si usas la verificación en dos pasos, su clave (cifrada). Si entras con Face ID o huella, se guarda la clave pública que crea tu dispositivo y su tipo (por ejemplo, «iPhone»); tu cara o tu huella nunca salen del teléfono.

Tu unidad: el apartamento, su porcentaje de participación, si eres titular u ocupante y cómo prefieres recibir los avisos.

Tu contacto: teléfono y dirección postal, que se guardan cifrados.

Órdenes de servicio y reportes: lo que escribes y las fotos y notas de voz que adjuntas.

Documentos del edificio: escritura matriz, reglamento, actas, informes financieros, contratos y seguros que sube la Junta o la administración.

Lo demás que la comunidad lleva en la app: reservas, paquetes (solo donde hay portería o administración que los recibe), avisos, presupuesto y cuotas, inventario e inspecciones. De cada aviso queda constancia de quién lo abrió en la app y cuándo.

El inventario de tu apartamento, si lo usas: los bienes, sus valores, fotos y facturas. Los números de serie, las notas y los archivos se guardan cifrados.

La bitácora: quién hizo cada acción importante, cuándo, desde qué dirección IP y con qué navegador. Incluye las entradas a la app y los intentos fallidos.

Para frenar ataques, cada intento de entrada guarda también la dirección IP y una huella del correo (no el correo).

4. Para qué se usan

Para administrar la comunidad: enviarte avisos y convocatorias, atender averías y reportes, reservar áreas comunes, recibir paquetes donde hay portería y llevar el registro de titulares, el presupuesto y los documentos, como le pide la ley a la Junta (Ley 129-2020, Art. 53).

Para proteger tu cuenta y la comunidad: detectar entradas indebidas y dejar constancia de quién hizo qué.

No se usan para nada más.

5. Quién ve qué

Tú ves tus datos y los de tu unidad en «Mi unidad».

La Junta de Directores y la administración (agente y asistencia) llevan el registro de unidades: ven nombres, correos, teléfonos y direcciones postales. También ven los reportes, las órdenes de servicio (con sus fotos y notas de voz) y la bitácora.

Quién abrió cada aviso y cuándo solo lo ven la Presidencia y la administración (y a quien la Presidencia autorice a publicar avisos).

La Sindicatura, si la comunidad tiene una, ve el registro de unidades (nombres, correos y teléfonos, sin direcciones postales), las órdenes de servicio y la bitácora.

Donde hay recepción de paquetes, la portería y la administración (o quien la Presidencia autorice) ven los paquetes que llegan y a nombre de quién; cada residente ve solo los suyos.

El inventario de un apartamento lo ven solo sus titulares; lo que guarda un ocupante, solo esa persona. Ni la Junta ni la administración lo ven.

Seguridad y portería y la supervisión de mantenimiento ven en el registro los nombres, correos y teléfonos, para atender la entrada y las averías. No ven las direcciones postales.

La supervisión y el personal de mantenimiento ven todas las órdenes de servicio, con quién las abrió, sus fotos y notas de voz. Los reportes a la Junta no los ve mantenimiento. Si hace falta una reparación, la Junta o la administración abren una orden a su nombre, sin el nombre de quien envió el reporte; la orden lleva el título, la descripción, la ubicación, las fotos y las notas de voz del reporte.

Los demás residentes no ven tus datos de contacto en la app. Pero la ley sí da a los titulares acceso a algunos datos de los demás titulares para convocar al Consejo:

«Los titulares tendrán al menos acceso al nombre, dirección de correo electrónico y dirección postal de quienes comprenden la comunidad de titulares para fines de convocar al Consejo de Titulares. Los titulares podrán autorizar a la Junta de Directores a ofrecer mayor información para los efectos de convocatoria por parte de un titular.» (Ley 129-2020, Art. 37)

La ley da a los titulares, no a los ocupantes, el derecho a examinar los documentos del Consejo (actas, informes financieros, contratos y seguros); por eso en la app los ven los titulares y no los ocupantes (Ley 129-2020, Arts. 53(c), 55(f) y 62). Al examinarlos, no se entregan los datos personales de otros titulares, salvo que otro artículo de la ley lo permita o que esa persona lo autorice (Art. 55(f)).

El personal de soporte de Mancomún no ve los datos de la comunidad: solo su nombre y municipio y el nombre y correo de quien la dio de alta, para enviarle la invitación. Solo entra si la Presidencia, la administración (agente) o la Sindicatura le autorizan una sesión de soporte de 8 horas como máximo. Aun así solo ve la bitácora (y, en reservas, qué horas están ocupadas, sin nombres). La autorización y cada entrada quedan en la bitácora.

6. Cómo se protegen

La conexión con la app va cifrada. Los teléfonos, las direcciones postales, los documentos, las fotos, las notas de voz y la clave de la verificación en dos pasos se guardan cifrados (AES-256-GCM). Los textos que escribes (órdenes, reportes, avisos) no van cifrados aparte.

Las cuentas de la Junta, la administración (agente y asistencia), la Sindicatura y el personal de soporte de Mancomún usan obligatoriamente la verificación en dos pasos.

La sesión vence sola a las 12 horas de entrar (cambiar de comunidad o de vista la renueva), y puedes cerrarla en todos tus dispositivos desde «Cuenta».

La bitácora no se puede editar ni borrar desde la app: la base de datos lo rechaza.

7. Cuánto tiempo se guardan

Actas, convocatorias, planos, escritura matriz y demás documentos constitutivos: para siempre. La ley pide a la Junta custodiarlos como documentos «que deba[n] conservarse permanentemente» (Ley 129-2020, Art. 53(o)).

Cotizaciones de los seguros comunales: al menos 3 años. La Junta debe «mantener evidencia de las mismas por un periodo mínimo de tres (3) años» (Art. 62).

Todo lo demás, incluida la bitácora y los intentos de entrada: mientras la comunidad use Mancomún. Si deja de usarlo, la Junta puede pedir una copia de los datos y documentos, y después se borran de Mancomún. Ese proceso no es automático: se hace a pedido de la Junta.

Si te quitan del registro de una unidad, pierdes el acceso, pero lo que hiciste en la app (órdenes, reportes, bitácora) sigue en el archivo de la comunidad.

8. Tus derechos

Ver tus datos: en «Mi unidad», o pidiéndolos a la Junta o a la administración.

Corregirlos: tu teléfono, tu dirección postal y cómo prefieres recibir los avisos los cambias tú en «Mi unidad». Lo demás lo corrige la Junta o la administración. La ley pide avisar a la Junta de cualquier cambio dentro de 30 días (Ley 129-2020, Art. 37).

Preguntar o quejarte: primero a tu Junta, que es la responsable de los datos.

9. Si hay una brecha de seguridad

Si alguien sin autorización llega a los datos, Mancomún avisa al Consejo de Titulares, que es el dueño de la información (Ley 111-2005, Art. 3).

Si la brecha incluye información personal protegida por la Ley 111-2005 (por ejemplo, tu nombre junto a un usuario y contraseña o una cuenta bancaria, legibles sin clave criptográfica), hay que avisar a las personas afectadas «de la manera más expedita posible» e informar al Departamento de Asuntos del Consumidor (DACO) «dentro de un plazo improrrogable de diez (10) días» desde que se detecta. DACO lo anuncia al público dentro de 24 horas (Ley 111-2005, Art. 3).

El aviso explica en términos generales qué pasó y qué tipo de información se afectó, y da un teléfono gratuito o una página web para pedir más información (Ley 111-2005, Art. 4).

10. Cambios a este aviso

Si este aviso cambia en algo importante, la app te pedirá leerlo y aceptarlo otra vez.

11. Contacto

Para preguntas sobre tus datos en la comunidad, habla con tu Junta o tu administración. Para preguntas sobre la plataforma:

Escribe a info@mancomun.site.